O que preciso documentar e registrar dos processos?
É indicado verificar em cada um dos processos se existe a necessidade de documentar e se o documento (instrução de trabalho, procedimento operacional, modelo, formulário, etc.) será ou não útil para que o processo funcione melhor, entregando mais qualidade para o cliente.
Um fator muito importante que, também, deve ser examinado, é “O que pode acontecer se o colaborador que executa o processo for substituído? Como faremos para passar o conhecimento para outro colaborador? Será que existência da instrução ou do procedimento sobre como realizar as tarefas do processo pode ajudar a organização a reter o conhecimento sobre o processo, se o colaborador se desligar da organização?”
Enfim, o que a Norma nos exige, é manter informação documentada para apoiar a operação dos processos, sendo que nós, precisamos nos certificar de que vamos manter informação documentada que possa ser útil para a organização, para o bom funcionamento e para a melhoria dos processos.
A mesma análise deve acontecer para os registros. Devemos verificar em cada um dos processos se existe a necessidade de guardar informações sobre o que ocorreu. Precisamos analisar, discutir e decidir se os registros (formulários preenchidos, check list’s realizados, mensagens enviadas ou recebidas, etc.) serão ou não úteis para aumentar a qualidade entregue ao cliente e garantir a qualidade das saídas esperadas de cada processo.
Enfim, o que a Norma exige é reter informação documentada para ter confiança que os processos sejam realizados conforme planejado. Em outras palavras, precisamos guardar as informações que provam que os processos são capazes de entregar as saídas esperadas.
O que a Norma diz?
“4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos
4.4.1 A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma.
A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização, e deve:
a) determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos;
b) determinar a sequência e a interação desses processos;
c) determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos;
d) determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade;
e) atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos;
f) abordar os riscos e oportunidades conforme determinados de acordo com os requisitos de 6.1;
g) avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos;
h) melhorar os processos e o sistema de gestão da qualidade.
4.4.2 Na extensão necessária, a organização deve:
a) manter informação documentada para apoiar a operação de seus processos;
b) reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado.”
Veja mais em:
– Como determinar os processos necessários para o SGQ?
– Todo processo deve ter critérios e métodos para assegurar a sua operação e controle eficaz?
– O que preciso documentar e registrar dos processos?
– Como posso identificar os riscos e oportunidades de melhoria de um processo?