Como decidir se é necessário Manter informação documentada?
Devemos refletir um pouco sobre a necessidade de manter informação documentada para um processo qualquer, por exemplo:
Para um processo cirúrgico, a existência de uma instrução de trabalho (informação documentada) sobre como realizar a cirurgia, talvez não seja importante, pois, se o cirurgião, durante o procedimento, tem que ler uma informação documentada, provavelmente o cirurgião não tem a experiência e o conhecimento necessários para executar a cirurgia. Nesse caso, isso pode ser solucionado com aumento das competências do cirurgião, não com informações documentadas.
Para um processo de atendimento ao público via e-mail, onde os atendentes fornecem informações sobre serviços sofisticados. Neste caso, talvez, a existência de modelos prontos (informação documenta), contendo a informação sobre os serviços sofisticados, sejam essenciais. Isto porque, quando os modelos já estão prontos, diminuímos significativamente as chances de erros com a descrição, ortográfica ou informações fornecidas pelo atendente. Então este seria um caso em que a informação documentado, talvez, seja importante.
Para um um processo de matrícula na secretaria de uma escola, a existência de modelos de formulário de matrícula (informação documentada) , provavelmente, é essencial. Isso vai garantir que sejam coletados todos os dados relevantes para o registro e matrícula de um aluno, sempre de maneira uniforme.
Assim, é preciso verificar se existe a necessidade de informação documentada e se a informação documentada (instrução de trabalho, procedimento operacional, modelo, formulário, etc.) será ou não útil para o bom funcionamento e para a melhoria do SGQ, entregando mais qualidade para o cliente.
O que a Norma diz?
“7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
O sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir:
a) informação documentada requerida por esta Norma;
b) informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
NOTA A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido:
— ao porte da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços;
— à complexidade de processos e suas interações;
— à competência de pessoas.”
Veja mais em:
– 7 Apoio
– O que é Informação Documentada?
– Qual a diferença entre manter informação documentada e reter informação documentada?
– Como decidir se é necessário Manter informação documentada?
– Como decidir se a informação documentada retida é necessária?